EDUKASI – Menandatangani dokumen kini tidak selalu harus menggunakan tinta dan kertas. Kontrak kerja, perjanjian bisnis, dokumen perbankan, hingga berbagai layanan pemerintahan sudah banyak menggunakan tanda tangan elektronik.
Namun, masih ada pertanyaan yang sering muncul: apakah tanda tangan digital mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan basah?
Jawabannya, tanda tangan elektronik diakui dan memiliki akibat hukum di Indonesia, sepanjang memenuhi persyaratan yang ditentukan peraturan perundang-undangan.
Dasar hukumnya terdapat dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir melalui UU Nomor 1 Tahun 2024, serta PP Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. UU 1/2024 saat ini merupakan perubahan kedua UU ITE.
Tanda Tangan Elektronik Diakui sebagai Alat Pengesahan
UU ITE tidak memandang dokumen elektronik sebagai sesuatu yang tidak memiliki kekuatan hukum hanya karena dibuat tanpa kertas.
Secara khusus, Pasal 11 UU ITE mengatur bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan tertentu.
Dengan demikian, tanda tangan elektronik pada dasarnya dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa seseorang telah memberikan persetujuan terhadap suatu dokumen atau transaksi elektronik.
Namun, perlu dipahami bahwa tidak semua gambar tanda tangan yang ditempelkan ke dokumen PDF otomatis memiliki tingkat kekuatan pembuktian yang sama.
Di sinilah penting membedakan tanda tangan elektronik secara hukum dengan sekadar gambar tanda tangan.
Apa Syarat Tanda Tangan Elektronik yang Sah?
Pasal 11 UU ITE menetapkan beberapa persyaratan. Tanda tangan elektronik harus memenuhi ketentuan bahwa:
- Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya dengan penanda tangan;
- Data tersebut berada dalam kuasa penanda tangan pada saat proses penandatanganan;
- Setiap perubahan terhadap tanda tangan elektronik setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
- Setiap perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik setelah waktu penandatanganan dapat diketahui;
- Terdapat cara tertentu untuk mengidentifikasi siapa penanda tangannya; dan
- Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik terkait.
Persyaratan tersebut menunjukkan bahwa tujuan hukum tanda tangan elektronik bukan sekadar menciptakan gambar tanda tangan, tetapi memastikan adanya identitas, persetujuan, keamanan, dan integritas dokumen.
Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi dan Tidak Tersertifikasi
PP Nomor 71 Tahun 2019 membedakan tanda tangan elektronik menjadi Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi dan Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi.
Tanda tangan elektronik tersertifikasi dibuat menggunakan Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia yang mendapat pengakuan sesuai ketentuan hukum.
Sementara itu, tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi tidak menggunakan sertifikat elektronik dari penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui.
Perbedaan ini penting karena tingkat keandalan dan kekuatan pembuktiannya dapat berbeda.
PP 71/2019 menegaskan bahwa tanda tangan elektronik berfungsi sebagaimana tanda tangan manual dalam merepresentasikan identitas penanda tangan. Aturan tersebut juga menekankan kemampuan untuk memeriksa apakah informasi elektronik yang telah ditandatangani mengalami perubahan setelah ditandatangani.
Dengan kata lain, semakin kuat mekanisme autentikasi dan integritas dokumennya, semakin mudah tanda tangan tersebut dipertanggungjawabkan ketika terjadi sengketa.
Apakah Scan Tanda Tangan Termasuk Tanda Tangan Elektronik?
Ini bagian yang sering menimbulkan kesalahpahaman.
Seseorang dapat memindai tanda tangan basah kemudian menempelkan hasil scan tersebut ke dokumen elektronik. Tetapi, gambar hasil scan tidak otomatis memenuhi seluruh karakteristik tanda tangan elektronik yang memiliki mekanisme autentikasi dan keamanan sebagaimana diatur UU ITE dan PP 71/2019.
Persoalannya bukan pada apakah bentuknya terlihat seperti tanda tangan, melainkan apakah dapat dibuktikan:
- siapa yang menandatangani;
- apakah penanda tangan benar-benar memberikan persetujuan;
- apakah tanda tangan berada dalam penguasaan penanda tangan;
- apakah dokumen berubah setelah ditandatangani; dan
- apakah proses penandatanganan dapat diverifikasi.
Karena itu, penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi umumnya memberikan mekanisme pembuktian yang lebih kuat dibanding sekadar memasukkan gambar tanda tangan ke dokumen.
Bagaimana Kekuatan Hukumnya di Pengadilan?
Dokumen elektronik dan hasil cetaknya diakui sebagai alat bukti hukum yang sah menurut UU ITE, sepanjang memenuhi ketentuan yang berlaku.
Tanda tangan elektronik dapat menjadi bagian penting untuk membuktikan hubungan hukum antara para pihak.
Misalnya, seseorang menandatangani kontrak secara elektronik. Beberapa bulan kemudian terjadi sengketa dan salah satu pihak menyangkal pernah menandatangani kontrak tersebut.
Dalam keadaan demikian, yang akan menjadi persoalan bukan hanya tampilan tanda tangannya, tetapi rekam jejak elektronik dan mekanisme autentikasi yang dapat menunjukkan siapa yang menandatangani serta apakah dokumen mengalami perubahan.
Karena itu, sistem tanda tangan elektronik yang baik biasanya menyediakan informasi seperti identitas penanda tangan, waktu penandatanganan, sertifikat elektronik, serta informasi validasi lainnya.
Apakah Tanda Tangan Digital Bisa Dipalsukan?
Secara teknis, tidak ada sistem elektronik yang boleh dianggap kebal dari penyalahgunaan.
Namun, hukum justru mengatur mekanisme agar penyalahgunaan dapat dideteksi dan dibuktikan.
PP 71/2019 mengatur kewajiban dan persyaratan terkait data pembuatan tanda tangan elektronik, termasuk aspek keunikan dan penguasaan data tersebut. Penjelasan Pasal 60 juga menegaskan bahwa tanda tangan elektronik harus dapat digunakan oleh ahli yang kompeten untuk memeriksa dan membuktikan bahwa informasi elektronik yang telah ditandatangani tidak mengalami perubahan setelah penandatanganan.
Karena itu, ketika terjadi sengketa, bukti elektronik pendukung dapat menjadi sangat penting.
Tak Boleh Bagikan Kode atau Akses Tanda Tangan
Ada aspek yang sering dilupakan pengguna. Keamanan tanda tangan elektronik juga bergantung pada penanda tangan.
Kode OTP, PIN, kata sandi, kunci privat, maupun kredensial lain yang digunakan untuk melakukan penandatanganan harus dijaga.
Jika seseorang memberikan akses tersebut kepada orang lain, kemudian terjadi penandatanganan dokumen, persoalan pembuktiannya dapat menjadi lebih rumit.
Karena itu, tanda tangan elektronik sebaiknya diperlakukan seperti tanda tangan manual: tidak boleh digunakan oleh orang lain tanpa kewenangan.
Jadi, Apakah Tanda Tangan Digital Sah? Ya.
Tanda tangan elektronik sah dan memiliki kekuatan hukum di Indonesia, sepanjang memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam UU ITE dan peraturan pelaksananya.
Yang perlu dipahami, hukum tidak hanya melihat bentuk visual tanda tangan. Yang jauh lebih penting adalah identitas penanda tangan, persetujuan, penguasaan data pembuatan tanda tangan, serta kemampuan memastikan dokumen tidak berubah setelah ditandatangani.
Karena itu, ketika hendak menandatangani kontrak penting secara digital, jangan hanya bertanya, “Apakah tanda tangannya terlihat?”
Pertanyaan yang lebih tepat adalah: Apakah identitas penanda tangan dapat diverifikasi? Apakah proses penandatanganannya dapat dibuktikan? Dan apakah integritas dokumennya dapat dipastikan?
Sebab, dalam sengketa hukum, yang diuji bukan sekadar bentuk tanda tangan, tetapi keaslian dan keterkaitannya dengan persetujuan para pihak.
